เทคนิคการสื่อสารและประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ Effective Communication

#เทคนิคการสื่อสารและประสานงาน #การสื่อสาร #การประสานงาน

เทคนิคการสื่อสารและประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรการสื่อสารและการประสานงาน ถือเป็นหัวใจสำคัญ ของการทำงานหาก มีการสื่อสารและการประสานงานที่ดี การทำงานมีประสิทธิผล สำเร็จละล่วงตามเป้าหมาย ถ้าหากขาดทักษะการสื่อสาร และการประสานงานแล้ว อาจทำให้เรื่องง่ายๆ กลายเป็นเรื่องยาก เกิดความสับสน ซ้ำซ้อน ยุ่งยาก ในการทำงานตามมาอย่างแน่นอน ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องมีการพัฒนาทักษะการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพ เพราะการสื่อสารและการประสานงานที่ดีที่มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็น ต้องมีความพร้อม และความเข้าใจ ถึงความหลากหลาย ของความคิด ความรู้สึกด้านอารมณ์ และปัญญาของผู้อื่น เมื่อเรามีทักษะ และความสามารถ ในการสื่อสารและการประสานงานที่ดี ก็จะทำให้เรามีมิตรภาพ มีความน่าเชื่อถือ สังคมให้การยอมรับ และเกิดผลสำเร็จในอาชีพการงาน

การสื่อสาร หมายถึง

การสื่อสาร หมายถึง การให้ หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร เพื่อทำให้ผู้อื่น ได้รับความรู้ ปละเข้าใจ โดยสามารถใช้เทคนิค วิธีการสื่อสารได้อย่างเหมาะสมกับผู้ฟัง รวมทั้งสามารถประเมิน การรับรู้และปรับเปลี่ยนวิธีการสื่อสารในเรื่องต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม

กระบวนการติดต่อสื่อสาร

กระบวนการติดต่อสื่อสาร เป็นขั้นตอนของการส่งข่าวสาร จากผู้ส่งไปยังผู้รับด้วยกระบวนการที่สร้างขึ้นเพื่อถ่ายทอดข่าวสาร โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อส่งเสริมการตลาด ซึ่งมีองค์ประกอบดังนี้

1. ข่าวสาร (Message) เป็นรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ที่กิจการต้องการเสนอขายหรือต้องการแจ้งแก่กลุ่มเป้าหมาย

2. ผู้ส่งข่าวสาร (Sources) หรือแหล่งข่าวสาร หมายถึง ผู้ที่ทำการส่งข่าวสาร ซึ่งอาจจะเป็นผู้ผลิต คนกลาง หรือ พนักงานขาย ส่งข่าวสาร ไปยังผู้รับ หรือผู้ที่คาดว่าจะเป็นลูกค้า

3. การใส่รหัส (Encoding) เป็นการตัดสินใจ ของแหล่งข่าวสาร ว่าจะใช้วิธีการ สื่อความข่าวสารอย่างไร เพื่อให้ผู้รับเกิดความเข้าใจ ในข่าวสาร เช่นเดียวกับ ผู้ส่งข่าวสาร

4. ช่องทางข่าวสาร (Message Channel) หมายถึง บุคคลหรือสื่อต่างๆ ที่ใช้ในการส่งข่าวสาร เช่น พนักงานขาย โทรศัพท์ วิทยุ หรือสิ่งพิมพ์ต่างๆ

5. การถอดรหัส (Decoding) หมายถึง การแปลความหมาย ข่าวสารของผู้รับข่าวสาร ที่เป็นกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ซึ่งผู้รับจะเข้าใจข่าวสาร มากน้อยเพียงใดนั้น ขึ้นอยู่กับทัศนคติ ประสบการณ์ การเรียนรู้และการรับรู้

6. ผู้รับข่าวสาร (Receiver) หมายถึง บุคคล หรือกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ที่ผู้ส่งข่าวสารหรือิกิจการ ต้องการให้ได้รับข่าวสาร ซึ่งอาจจะได้รับชม รับฟังหรือได้อ่านข่าวสาร

7. ข้อมูลย้อนหลัง (Feedback) หมายถึง ปฎิกิริยาที่ผู้รับข่าวสาร ตอบโต้ แสดงออกมาหลังจากรับข่าวสารแล้ว ย้อนกลับไปยังผู้ส่งข่าวสาร หรือกิจการ ทำให้ทราบว่า ผู้รับ มีความเข้าใจข่าวสารมากน้อยเพียงใด ยอมรับหริอปฎิเสธข่าวสาร

8. สิ่งรบกวน (Noise) หมายถึง อุปสรรค ที่เกิดขึ้นระหว่างการติดต่อสื่่อสาร ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อน ระหว่างผู้ส่งข่าวสาว และอาจทำให้การติดต่อสื่อสารล้มเหลว

วิธีการติดต่อสื่อสาร

การติดต่อสื่อสาร ภายในหน่วยงาน ก็คือหัวใจสำคัญที่ทุก ๆ องค์กร ต้องตระหนัก และให้ความสำคัญและภายใต้ทีมงานที่แข็งแกร่ง “ทีมงานที่สื่อสารกันได้ยอดเยี่ยม” ย่อมจะทำให้องค์กรนั้น ๆ ได้เปรียบ ได้รับการยอมรับ และอยู่ยั่งยืนนาน วิธีการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. การพูด

2. การสื่อสารด้วยภาพ

3. การเขียน

4. การพูดและการเขียน

ปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบสำคัญต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพดังนี้

• 7% ขึ้นอยู่กับคำพูด

• 38% ขึ้นกับน้ำเสียงและวิธีการพูด

• 55% มาจากภาษากาย

การใช้ภาษาในการสื่อสาร

การใช้ภาษาต้องคำนึงถึงระดับของภาษา ซึ่งต้องใช้ให้เหมาะสมกับโอกาส สถานการณ์ และบุคคล

การวางแผน คือ 5W + H

เทคนิคการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Communication) 5W1H เป็นอีกหนึ่ง ในเครื่องมือ ที่ใช้โนการทำงาน ที่ได้รับความนิยม ในระดับสากล เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูล อีกทั้ง เป็นการจัดระเบียบ การเขียนรายงาน ให้เข้าใจได้ง่ายมากขึ้นด้วย เป็นการใช้หลักคำถามพื้นฐานมาเล่าเรื่องราวนั่นเอง

เทคนิคการประสานงาน

1. ให้เกียรติยกย่องให้ความสำคัญซึ่งกัน

2. ติดตามผลเป็นระยะๆ

3. มองคนในแง่ดี

4. รู้ จำชื่อคนโก็

5. สร้างความเป็นกันเอง

6. มีความรู้ในเรื่องที่ติดต่อ

7. ควบคุมอารมณ์ได้

8. เป็นผู้ฟังที่ดี