การควบคุมเอกสารและบันทึกตามระบบ ISO

#การควบคุมบันทึกคุณภาพ #การจัดเก็บเอกสารตามระบบiso #ISO

การควบคุมบันทึกคุณภาพ ISO เป็นมาตรฐานการวัดคุณภาพองค์กร

ต่างๆเพื่อรับรองระบบการบริหารและการดำเนินงานขององค์กรใน

แต่ละประเทศเพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วโลก

ตัวเลขที่อยู่ด้านหลังคำว่า ISO หมายถึง สินค้าและบริการที่แตกต่างกัน

เช่น โรงแรม ภัตตาคาร สนามบิน และโรงงานอุตสาหกรรมเป็นต้น ระดับของ

มาตรฐานการวัดคุณภาพจะแบ่งออกเป็น 4 ระดับ ได้แก่

1) ISO : 9000

2) ISO : 9001

3) ISO : 9002

4) ISO : 9003

การควบคุมเอกสาร

1) การจัดเก็บเอกสารตามระบบ iso

2) การทบทวนความถูกต้อง โดยผู้ที่เกี่ยวข้องระบบ iso

3) การตรวจสอบและอนุมัติ โดยผู้มีอํานาจซึ่งกําหนดไว้

4) การแจกจ่าย ต้องแจกจ่ายสําเนาเอกสารให้ผู้ถือครองเอกสาร

ตามที่กําหนดไว้ มีการเซ็นรับเอกสาร

5) การนําไปใช้ ผู้ถือเอกสารรับผิดชอบการนําไปใช้และการเก็บรักษา

เอกสารให้มีที่จุดใช้งานและเป็นฉบับล่าสุด โดยเอกสารไม่สูญหายหรือเสียหาย

6) การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร เอกสารที่แก้ไขต้องมีการพิจารณา

ผลกระทบต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอํานาจ

ตําแหน่งเดียวกับที่อนุมัติเอกสารฉบับเดิม

7) การยกเลิกเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว

การควบคุมบันทึก

1) จัดทํารายชื่อการควบคุมบันทึกคุณภาพที่ต้องควบคุมและกําหนด

ผู้รับผิดชอบวิธีการจัดเก็บและระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร

2) เก็บรวบรวม แยกประเภทเข้าแฟ้ม และทําดัชนีเพื่อให้ค้นหาง่าย

จัดเก็บไว้ในสถานที่เหมาะสมป้องกันความเสียหาย