การวางแผนงานสำหรับหัวหน้างาน (Planning for Supervisor)

การวางแผนงานสำหรับหัวหน้างาน เป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการทีมงานและให้ผลลัพธ์ที่ดีตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้น HRODTHAI จะแนะนำขั้นตอนการวางแผนงาน สำหรับ หัวหน้างาน ให้เป็นไปตามลำดับดังต่อไปนี้:

1. กำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์: กำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้ทีมงานบรรลุในระยะยาวและระยะสั้น โดยระบุวิสัยทัศน์ของทีมงานและบทบาทของทีมในองค์กร.

2. วิเคราะห์และบริหารความเสี่ยง: ทำการวิเคราะห์และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินงาน และวางแผนการบริหารความเสี่ยงเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อทีมงานและผลลัพธ์.

3. วางแผนกลยุทธ์: พิจารณาและกำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมถึงการกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนงานย่อยเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ในแต่ละด้านของงาน.

4. การจัดทำแผนงาน: แบ่งงานออกเป็นกิจกรรมที่ชัดเจน โดยกำหนดลำดับการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม และผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน.

5. การจัดทำแผนทรัพยากร: กำหนดและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ เช่น บุคลากร งบประมาณ เครื่องมือและเทคโนโลยี เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปตามแผนที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

6. การติดตามและประเมินผล: กำหนดวิธีการติดตามและวัดผลการดำเนินงาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบว่าทีมงานกำลังดำเนินงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่ และปรับปรุงหรือปรับแก้แผนในกรณีที่ต้องการ.

7. การสื่อสารและประสานงาน: สร้างช่องทางการสื่อสารที่เป็นระบบและคงที่กับสมาชิกในทีมงาน รวมถึงการสื่อสารกับผู้บริหารและส่วนอื่นๆ ขององค์กรเพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้าและปัญหาที่เกิดขึ้น.

8. การกำหนดตารางการประชุมและการชุมนุม: วางแผนการประชุมและการชุมนุมที่สม่ำเสมอ เพื่ออัพเดตความคืบหน้า แลกเปลี่ยนข้อมูล และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น.

9. การสนับสนุนและพัฒนาทีมงาน: ให้การสนับสนุนและส่งเสริมให้ทีมงานพัฒนาทักษะและความรู้ เช่น การจัดอบรม การให้คำปรึกษา หรือการสร้างโอกาสในการเรียนรู้เพิ่มเติม.

10. การปรับปรุงและการพัฒนา: ตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการวางแผนเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์และการเปลี่ยนแปลงในองค์กร รวมถึงการเรียนรู้จากประสบการณ์และการประเมินผลเพื่อพัฒนาความสามารถในการวางแผนของหัวหน้างาน.

ขั้นตอนดังกล่าวเป็นแนวทางในการวางแผนงานสำหรับหัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ควรปรับแต่งและปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมกับสถานการณ์ และความต้องการของทีมงานของคุณ

ความสำคัญของแผน

• การวางแผนเป็นรากฐานที่สำคัญของการสร้าง ความสำเร็จในการบริหารและการจัดการ

• ผลการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารในหน่วยงานต่างๆ จำนวนมากยืนยันว่ากิจการประเภทต่าง ๆ เช่น บรรษัทข้ามชาติ กิจการของภาคเอกชน และหน่วยงานของภาครัฐ ประสบความสำเร็จเนื่องจากมีการวางแผนที่ดี

• การวางแผนเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ไม่มีกิจการใด ๆ ที่ วางแผนเพียงครั้งเดียว แล้วจะประสบความสำเร็จ ตลอดไป

• การวางแผนยุทธศาสตร์ และกลยุทธ์เป็นการดำเนินการร่วมกันของนักบริหารและนักวางแผน

• นักวางแผนมีบทบาทในการเสนอจุดมุ่งหมาย และวิธีการ นักบริหารเป็นผู้มีบทบาทในการตัดสินใจ

ความสำคัญของยุทธศาสตร์ / กลยุทธ์

• การวางแผนกลยุทธ์เป็นการกำหนดผลลัพธ์ (Outcomes) และผลงาน (Outputs) ที่สอดรับกับสภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การ

• การกำหนดผลลัพธ์และผลงานที่ชัดเจนนำไปสู่การกำหนดกระบวนการ (Processes) ในการดำเนินงานและลู่ทางในการจัดสรรทรัพยากรด้านต่างๆ (Inputs) ที่สอดคล้องต้องกัน

ประโยชน์ของการวางแผนกลยุทธ์

• ช่วยกำหนดกลยุทธ์ที่ดีกว่าโดยใช้วิธีการที่เป็นตรรกะและเป็นระบบ

• ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง

• เพิ่มขีดความสามารถให้กับคนทำงานในองค์กร

วางแผนกลยุทธ์ดี

ความหมายของการวางแผนกลยุทธ์

• การวางแผน : การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน คาดการณ์ไป ล่วงหน้า และกำหนดแนวทางที่คาดว่าน่าจะดีที่สุด เพื่อให้เกิดการปฏิบัติอย่างได้ผล

• กลยุทธ์ : ไม่ใช่วิธีการธรรมดา มีการใช้ความคิดเป็นพิเศษ เพื่อกลั่นเอาแนวทางที่ดีที่สุด และสามารถแปรเปลี่ยนสถานการณ์ ทุกประเภท ให้กลับกลายเป็นประโยชน์แก่หน่วยงาน ไม่ว่าขณะนั้นองค์กรจะอยู่ในสถานการณ์ใด ไม่ว่าจะเป็นช่วงได้เปรียบ หรือเสียเปรียบก็ตาม

ทำไมต้องมีการบริหารเชิงกลยุทธ์

• การมีกลยุทธ์ ทำให้มีจุดมุ่งหมายในการไปสู่เป้าหมายที่ชัดเจน

• การมีกลยุทธ์ เป็นการเลือกวิธีการที่ดีที่สุด ในสถานการณ์ที่เหมาะสม

• การมีกลยุทธ์ ทำให้เกิดความชัดเจนในภารกิจ และบทบาทความเกี่ยวข้องของบุคคลฝ่ายต่างๆ

• การมีกลยุทธ์ ทำให้มีแนวทางที่ชัดเจนในการวัด และประเมินผลสำเร็จ

ขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์

การวิเคราะห์งาน (Work analysis)

การวิเคราะห์งาน (Work analysis) คือกระบวนการที่ใช้เพื่อทำความเข้าใจและการสำรวจรายละเอียดของงานที่ต้องการให้ผู้ทำงานทำ โดยเน้นการศึกษาและการสำรวจข้อมูลเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทราบถึงคุณสมบัติของงาน ภารกิจที่ต้องดำเนินการ และความรับผิดชอบของผู้ทำงานที่เกี่ยวข้อง.

การวิเคราะห์งานมักใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เพื่อรวบรวมข้อมูล เช่น:

1. การสัมภาษณ์ผู้ทำงาน: สัมภาษณ์ผู้ทำงานที่เกี่ยวข้องเพื่อเข้าใจขั้นตอนการทำงาน ทราบรายละเอียดและความสำคัญของงาน และรับข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาหรือความยุ่งยากในการดำเนินงาน.

2. การสำรวจงาน: การสำรวจที่เป็นระบบของกระบวนการทำงาน เพื่อทราบถึงขั้นตอน รายละเอียด และความละเอียดของงาน ซึ่งสามารถทำได้โดยการสังเกตการทำงานของผู้ทำงาน การบันทึกเวลาและเหตุการณ์ต่างๆ หรือการใช้เครื่องมือเพื่อวัดข้อมูลปริมาณ คุณภาพ หรือสภาพแวดล้อมที่ส่งผลต่องาน.

3. การวิเคราะห์เอกสาร: การศึกษาและการวิเคราะห์เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น คำแนะนำงาน รายงานการทำงาน ระเบียบวินัย และเอกสารอื่นๆ ที่มีผลต่องานและผู้ทำงาน.

ผลการวิเคราะห์งานจะช่วยให้หัวหน้างานสามารถเข้าใจ และรู้ความต้องการของงาน รู้เป้าหมายของงาน และทราบคุณสมบัติที่ต้องการในการประสบความสำเร็จในการดำเนินงาน โดยที่งานจะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และยังเป็นไปตามความต้องการขององค์กร

POLC กระบวนการในการจัดการและบริหารองค์กร

POLC คือ แนวคิดและกระบวนการในการจัดการและบริหารองค์กรที่กำเนิดมาจากทฤษฎีการจัดการสมัยใหม่ที่มีชื่อเรียกว่า "Plan, Organize, Lead, Control" หรือ "การวางแผน (Planning), การจัดระบบ (Organizing), การนำ (Leading), และการควบคุม (Controlling)" ซึ่งเป็นกระบวนการหลักที่ใช้ในการจัดการทั้งหมดในองค์กร.

- การวางแผน (Planning): การกำหนดวัตถุประสงค์ การวางแผนกิจกรรม การกำหนดเป้าหมาย และการเลือกวิธีการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในองค์กร

- การจัดระบบ (Organizing): การกำหนดโครงสร้างองค์กร การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ การจัดทำโครงสร้างพื้นฐาน และการจัดทำกระบวนการทำงานเพื่อให้ระบบในองค์กรทำงานได้อย่างเป็นระบบ

- การนำ (Leading): การสร้างและส่งเสริมความเชื่อมั่น และการสร้างบรรยากาศที่สนับสนุนในทีมงาน การกำหนดแนวทางและกติกาในการดำเนินงาน และการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการของบุคลากร

- การควบคุม (Controlling): การตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานเพื่อตรวจสอบว่ามีการดำเนินงานตามที่วางแผนไว้หรือไม่ การจัดทำตัวชี้วัดและระบบการตรวจสอบผลการดำเนินงาน และการปรับปรุงกระบวนการในกรณีที่ผลการดำเนินงานไม่ได้ตรงตามเป้าหมาย

7 องค์ประกอบของแผนกลยุทธ์

1. ภารกิจ (Mission)

2. ค่านิยมหลัก (Core Values)

3. วิสัยทัศน์ (vision)

4. SWOT analysis

5. เป้าหมายระยะยาว (Long-term Goals)

6. วัตถุประสงค์รายปี(Yearly Objectives)

7. แผนปฏิบัติการ (Action Plan)