เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs
เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs คือ กระบวนการที่ใช้ในการเลือกและกำหนดดัชนีชี้วัดที่เหมาะสมและเชื่อถือได้สำหรับติดตามและวัดผลของงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการประเมินความสำเร็จและการควบคุมคุณภาพของงานที่ดำเนินอยู่ในองค์กรหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง
เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs อาจรวมถึงขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การวิเคราะห์วัตถุประสงค์: ในขั้นตอนแรกนี้ คุณควรทราบวัตถุประสงค์หลักของงานหรือกิจกรรมที่คุณต้องการวัดผลสำเร็จ เช่น เพิ่มยอดขาย ลดค่าใช้จ่าย หรือเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การทราบวัตถุประสงค์เหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนด KPIs ที่เกี่ยวข้องและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
2. การกำหนด KPIs: ในขั้นตอนนี้ คุณควรเลือกและกำหนด KPIs ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของงานหรือกิจกรรม โดย KPIs ควรเป็นตัวชี้วัดที่เป็นไปตามหลักคำสั่ง SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) เพื่อให้สามารถวัดและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การติดตามและวัดผล: เมื่อกำหนด KPIs แล้ว คุณควรมีระบบหรือกระบวนการที่ชัดเจนในการติดตามและวัดผลของ KPIs โดยอาจใช้ระบบการสำรวจหรือการเก็บข้อมูลเพื่อวัดและบันทึกผลตาม KPIs ที่กำหนดไว้
4. การประเมินผลและปรับปรุง: เมื่อได้รับผลการวัด KPIs แล้ว คุณควรทำการประเมินผลและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทราบความสำเร็จหรือปัญหาที่เกิดขึ้น จากนั้นคุณสามารถปรับปรุงและดำเนินการในแนวทางที่เหมาะสมเพื่อประสบความสำเร็จในงานของคุณ
การกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องพิจารณาหลายปัจจัย ความรู้และความเข้าใจที่ถูกต้องในองค์กรของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการดำเนินการเหล่านี้
เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs
เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs หมายถึง กระบวนการหรือเครื่องมือที่ใช้ในการเลือกและกำหนดชี้วัดที่เหมาะสมและเชื่อถือได้สำหรับการประเมินและวัดผลของงานหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นในองค์กร
การกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จ (Key Performance Indicators) เป็นขั้นตอนสำคัญในการวัดและประเมินผลของงานหรือกิจกรรม โดย KPIs จะช่วยให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถติดตามความสำเร็จของเป้าหมายหรือกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน และมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือในการตัดสินใจและปรับปรุงการดำเนินงาน
วัตถุประสงค์ของการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs
วัตถุประสงค์ของการกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs คือการให้ข้อมูลและข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินและวัดผลของงานหรือกิจกรรมในองค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
1. วัดและติดตามความสำเร็จ: KPIs ช่วยให้องค์กรสามารถวัดและติดตามผลการดำเนินงานและกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์กร ทั้งที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์กรและส่งเสริมการบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
2. ประเมินความสำเร็จและปัญหา: โดยใช้ KPIs เราสามารถประเมินผลการดำเนินงานและการปฏิบัติตามเป้าหมายได้อย่างมีระบบ ซึ่งช่วยให้เราสามารถตระหนักถึงปัญหาหรือความสำเร็จที่เกิดขึ้นและตอบสนองต่อมันได้ทันที
3. การตัดสินใจและปรับปรุง: KPIs เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ เมื่อมีข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้เกี่ยวกับผลการดำเนินงาน องค์กรสามารถปรับปรุงและปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือกระบวนการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้
4. สร้างความโปร่งใส: การกำหนด KPIs ที่ชัดเจนและใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้ช่วยสร้างความโปร่งใสในการดำเนินงานขององค์กร สมาชิกในทีมหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถทราบถึงวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของงาน และสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ได้
5. สร้างการมุ่งมั่นและสร้างแรงจูงใจ: KPIs ที่เหมาะสมและชัดเจนช่วยสร้างแรงจูงใจและความกระตือรือร้นในทีมงาน โดยทีมงานสามารถเข้าใจและใช้ KPIs เพื่อให้ความสำเร็จและประสบความสำเร็จในงานของตนเอง
การกำหนดดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs มีไว้เพื่อช่วยให้องค์กรให้มีการติดตามผลและประเมินผลที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้องค์กรสามารถปรับปรุงและพัฒนางานได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
ดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs
ดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs ประกอบด้วยหลายองค์ประกอบที่มีความสำคัญในการวัดและประเมินผลของงาน ได้แก่
1. ปริมาณ (Quantity): เป็นการวัดผลการทำงานตามจำนวนหรือปริมาณที่กำหนด เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิต, จำนวนคำร้องขอบริการ เป็นต้น
2. คุณภาพ (Quality): เป็นการวัดผลการทำงานตามคุณภาพที่กำหนด เช่น ระดับความเสถียรภาพของระบบ, ความถูกต้องของสินค้า เป็นต้น
3. เวลา (Time): เป็นการวัดผลการทำงานตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ, ระยะเวลาในการตอบสนองลูกค้า เป็นต้น
4. ค่าใช้จ่าย (Cost): เป็นการวัดผลการทำงานตามค่าใช้จ่ายที่กำหนด เช่น ค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า, ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโครงการ เป็นต้น
5. ความพึงพอใจ (Satisfaction): เป็นการวัดผลการทำงานตามระดับความพึงพอใจของลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ เช่น ระดับความพึงพอใจของลูกค้า, ระดับความพึงพอใจของพนักงาน เป็นต้น
ดัชนีชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้เราสามารถวัดและประเมินผลการดำเนินงานของงานหรือกิจกรรมตามมาตรฐานที่กำหนดได้อย่างชัดเจน และช่วยในการตรวจสอบ
ดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs
ดัชนีชี้วัดผลสำเร็จของงาน KPIs มีปัจจัยการประเมินหลายองค์ประกอบที่เน้นความสำคัญต่าง ๆ ดังนี้
1. ปัจจัยการประเมินเน้นปริมาณของงาน (Quantity-oriented): การวัดและประเมินผลตามปริมาณของงานหมายถึงการให้ความสำคัญกับจำนวนที่ผลิตหรือทำได้ เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิต, จำนวนคำร้องขอบริการ
2. ปัจจัยการประเมินเน้นคุณภาพของงาน (Quality-oriented): การวัดและประเมินผลตามคุณภาพของงานหมายถึงการให้ความสำคัญกับคุณภาพของผลลัพธ์ที่ได้ เช่น ระดับความเสถียรภาพของระบบ, ความถูกต้องของผลิตภัณฑ์
3. ปัจจัยการประเมินเน้นเวลา (Time-oriented): การวัดและประเมินผลตามเวลาหมายถึงการให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในระยะเวลาที่กำหนด เช่น ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ, ระยะเวลาในการตอบสนองลูกค้า
4. ปัจจัยการประเมินเน้นความประหยัดหรือความคุ้มค่าใช้ทรัพยากร (Cost-oriented): การวัดและประเมินผลตามความประหยัดหรือความคุ้มค่าใช้ทรัพยากรหมายถึงการให้ความสำคัญกับการอยู่ในเส้นทางทางธุรกิจที่มีต้นทุนต่ำหรือเทียบเท่า เช่น ค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า, ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโครงการ
5. ปัจจัยการประเมินเน้นความพึงพอใจ (Satisfaction-oriented): การวัดและประเมินผลตามความพึงพอใจหมายถึงการให้ความสำคัญกับระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการหรือผู้รับผลกระทบ เช่น ระดับความพึงพอใจของลูกค้า, ระดับความพึงพอใจของพนักงาน
การประเมินผล KPIs สามารถใช้ผลรวมของปัจจัยการประเมินทั้งห้าหรือใช้น้ำหนักที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเหมาะสมในแต่ละองค์ประกอบ โดยอาจใช้ตัวชี้วัดที่เป็นตัวชี้วัดย่อยเพื่อวัดและประเมินผลในแต่ละปัจจัยการประเมิน
ปัจจัยการประเมิน | แนวทางการพิจารณา |
เน้นปริมาณของงาน | จำนวนผลงานที่ทำได้สำเร็จเปรียบเทียบกับปริมาณงานที่กำหนดหรือปริมาณงานที่ควรจะทำได้ในเวลาที่ควรจะเป็น |
เน้นคุณภาพของงาน | ความถูกต้อง ประณีต ความเรียบร้อยของงาน และตรงตามมาตรฐานของงาน |
เน้นความรวดเร็วทันกาล | เวลาที่ใช้ปฏิบัติงานเทียบกับเวลาที่กำหนดไว้ |
เน้นความประหยัดหรือความคุ้มค่าในการใช้ทรัพยากร | การประหยัดในการใช้วัสดุอุปกรณ์ ต้นทุน หรือ ค่าใช้จ่ายในการทำงาน การระวังรักษาเครื่องมือเครื่องใช้ |
เน้นความพึงพอใจ | ความพึงพอใจของผู้รับบริการ |
การกำหนดตัวชี้วัดของหน่วยงาน/องค์การ
หากองค์กรของคุณ กำลังมองหา เทคนิคการกำหนดดัชนีชี้วัด ผลสำเร็จของงาน "KPIs" เราขอแนะนำ สถาบันฝึกอบรมด้านทรัพยากรมนุษย์ - Hrodthai.com By Toppro
ตัวชี้วัดแต่ละระดับ
1. กำหนดตัวชี้วัดหลักระดับองค์กร (organization indicators) : การกำหนดเป้าหมายขององค์กรตลอดจนนโยบายหลักเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่สุด ที่แต่ละองค์กรจะต้องทำ เพื่อเป็นแนวทางให้ทุกฝ่ายและทุกคนในองค์กรปฎิบัติ ตัวชี้วัดระดับองค์กรจะเป็นสิ่งที่บอกได้ว่าองค์กรนั้นประสบความสำเร็จเพียงไร
2. กำหนดตัวชี้วัดหลักในระดับหน่วยงาน (Department indicators) : หลังจากมีตัวชี้วัดหลักขององค์กรแล้ว ก็ต้องลงมากำหนดตัวชี้วัดในระดับหน่วยงานย่อยลงมา และต้องให้สอดล้องกับตัวชี้วัดหลัก หรือนโบยายขององค์กร ในระดับหน่วยงานนี้แต่ละหน่วยงานอาจจะมีตัวชี้วัดหลักที่ไม่เหมือนกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสายงานและเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ ด้วย และตัวชี้วัดในระดับหน่วยงานนี้ควรจะต้องมีส่วนช่วยผลักดันให้องค์กรสำเร็จ และต้องเป็นตัวชี้วัดที่เป็นหลักเกณฑ์ให้กับตัวชี้วัดในระดับหน่วยงานย่อย, แผนก, กลุ่ม หรือรายบุคคลต่อไปด้วย
3. กำหนดตัวชี้วัดในระดับรายบุคคล (Individual ndicators) : ตัวชี้วัดระดับรายบุคคลนั้นถึงแม้จะเป็นหน่วยย่อยที่สุดแต่ก็มีความสำคัญที่สุด เพราะการขับเคลื่อนองค์กรโดยรวม นอกจากจะวัดประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละคนแล้ว ประสิทธิภาพที่ดียังส่งผลให้ KPI ระดับองค์กรดีขึ้นได้ด้วย แล้วในขณะเดียวกันตัวชี้วัดระดับบุคคลนี้ก็ยังนำไปใช้ประโยชน์ในการพิจารณาอัตราเงินเดือนตลอดจนโบนัสประจำปีเช่นกัน ตัวชี้วัดในระดับบุคคลนี้ควรกำหนดให้สอดคล้องกับ JD (Job Description) ของแต่ละคนด้วย เพื่อให้เป็นเกณฑ์การวัดที่เหมาะสมและดีที่สุด
ข้อควรคำนึงในการกำหนดตัวชี้วัด KPIs.
การกำหนดตัวชี้วัดของหน่วยงาน หรือองค์การเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อให้สามารถวัดและประเมินผลการดำเนินงานในทิศทางที่ชัดเจนและมีความเชื่อถือได้ ดัชนีชี้วัดเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้หน่วยงานหรือองค์การประเมินผลสำเร็จของเป้าหมายและแผนก่อนหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อกำหนดตัวชี้วัด จำเป็นต้องคำนึงถึงหลักการ SMART ซึ่งเป็นกรอบแนวคิดในการกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนและมีคุณภาพ โดยตัวชี้วัดควรเป็น
1. Specific (มีเป้าหมายชัดเจน): ตัวชี้วัดควรกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ให้กำหนดสิ่งที่ต้องการวัดอย่างชัดเจน เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิตต่อเดือน
2. Measurable (สามารถวัดได้): ตัวชี้วัดควรเป็นอย่างน้อยสามารถวัดได้ ใช้หน่วยวัดที่เหมาะสมและมีข้อมูลที่เป็นไปได้ เช่น เปอร์เซ็นต์การลูกเล่นสำหรับการเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่
3. Achievable (เป็นไปได้): ตัวชี้วัดควรเป็นเป้าหมายที่เป็นไปได้และเหมาะสมกับความสามารถและทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อสร้างแรงจูงใจและความกระตือรือร้นในการปฏิบัติงาน เช่น เพิ่มยอดขายสินค้า 10% ภายในปี
4. Relevant (สอดคล้องกับเป้าหมายหลัก): ตัวชี้วัดควรสอดคล้องกับเป้าหมายหลักของหน่วยงานหรือองค์การ และมีความสัมพันธ์กับความสำเร็จของงาน เช่น สัดส่วนการลูกเล่นที่ส่งผลต่อยอดขาย
5. Time-bound (มีระยะเวลากำหนด): ตัวชี้วัดควรมีระยะเวลากำหนดในการบริหารงาน ซึ่งจะช่วยให้มีการติดตามและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เช่น ลดประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตภายใน 3 เดือน
การกำหนดตัวชี้วัดยังควรคำนึงถึงความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ทางธุรกิจขององค์กรและมีการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม
Commentaires